Plan d'actions du Gouvernement wallon en vue de développer les usages avancés des TIC dans les PME et TPE wallonnes

Les autres types d'investissements de l'entreprise (stocks, mobilier, bâtiments, voitures, etc.) font l'objet d'une gestion étudiée et rationalisée. Au moins une fois par an, les entrepreneurs en font l'inventaire et recherchent à optimaliser les solutions de gestion. Or, c'est rarement le cas avec les avoirs intangibles comme les logiciels.

On ne les voit pas, on ne comprend pas toujours toutes leurs finesses et tant qu'il n'y a pas de problème, on a tendance à laisser cette problématique de côté, à adopter la politique de l'autruche.

Une bonne gestion de ses avoirs informatiques est tout aussi capitale tant au niveau financier que productivité (l'ordinateur étant devenu un outil crucial pour les employés d'une PME). Régulièrement, Il faut donc lister tous les avoirs achetés, loués, utilisés (ou pas), réfléchir à ce dont on aurait besoin et de la manière optimale de l'acquérir.

Quels sont les risques pour les PME

Malheureusement, les enjeux d'une bonne gestion informatique étant encore méconnus des TPE/PME, les entrepreneurs perdent vite le contrôle dans ce domaine. Peu d'indépendants ont en effet mis en place une procédure de contrôle. Il devient donc difficile de savoir ce que votre employé fait de son ordinateur, ce qu'il y installe, ce qu'il télécharge, si vos contrats ou certificats de licences sont archivés.

Perdre le contrôle, c'est aussi s'exposer à des risques importants qui peuvent avoir de graves conséquences non seulement financières mais aussi sur la pérennité de votre entreprise. Installer des logiciels non désirables ou des logiciels dont la source n'est pas fiable (copie, téléchargement, etc.) met à mal toute la sécurité du réseau de l'entreprise. Virus et logiciels espions en tout genre utilisent ces moyens pour pénétrer le réseau de l'entreprise et le perturber. Les conséquences peuvent être graves tant pour le bon fonctionnement des ordinateurs que pour la confidentialité des informations qui y sont traitées.

Par ailleurs, une mauvaise gestion des licences peut aussi conduire à une situation d'usage illégal de logiciels. Souvent involontaires, ces situations exposent néanmoins la PME à de graves sanctions pénales. Trop de responsables de PME ignorent qu'ils sont personnellement responsables du respect, dans leur entreprise,  des lois sur la propriété intellectuelle. Dans son rapport annuel, la BSA souligne d'ailleurs qu'en Belgique, 25% des logiciels utilisés en entreprises sont illégaux.

Il faut reconnaître que ce domaine est parfois complexe. Chaque éditeur de logiciel a ses propres règles de licences, ces propres contrats d'achat. Vous pouvez acheter, louer, payer à l'usage, etc. Malheureusement, ce n'est qu'une "mauvaise" excuse, inutile en cas de contrôle. Pour éviter toutes mauvaises surprises: s'informer et agir!

4 étapes pour mieux gérer ses licences

Pour garantir une gestion saine de ses logiciels informatiques et se prémunir de contrôles intempestifs, changer ses habitudes est nécessaire. Pour les cas complexes, faire appel à une compétence extérieure est parfois indispensable pour remettre un peu d'ordre. Cependant, il existe des "gestes qui sauvent", quelques réflexes peu coûteux et faciles à mettre en place.

4 étapes doivent être réalisées:

• Etape 1: répertorier les logiciels. Dresser l'inventaire des logiciels constitue la première étape pour connaître la situation exacte de vos logiciels au sein de l'organisation.
• Etape 2: contrôler les logiciels et les licences. Comparez les logiciels installés aux licences existantes.
• Etape 3: définir la politique et les procédures. Mettez en place une politique claire et des procédures de qualité pour régir l'usage des logiciels et l'acquisition des licences.
• Etape 4: élaborer un plan de gestion des licences. La dernière étape de la procédure de gestion des licences consiste à élaborer un plan d'action pour l'avenir.

Plus d'informations sur les 4 étapes à réaliser pour gérer ses licences.